Tietosuojaseloste rekrytoinnille Teamtailorin kautta

Rekrytoinnin hallintaan ja palkkausprosessin yksinkertaistamiseen tarkoitetun palvelun ("palvelu") tarjoaa Teamtailor yrityksen WeCon Oy puolesta ("rekisterinpitäjä", "me" jne.) On tärkeää, että palvelua käyttävät henkilöt ("käyttäjät") luottavat ja ovat tietoisia siitä, kuinka käsittelemme käyttäjien henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Pyrimme ylläpitämään korkeimpia mahdollisia henkilötietojen suojaamisen standardeja. Käsittelemme, hallitsemme, käytämme ja suojaamme käyttäjien henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ("tietosuojaseloste") mukaisesti.

1. Yleistä

Me toimimme nykyisen tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä. Käyttäjien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallita ja fasilitoida työntekijöiden rekrytointia yritykseemme.

2. Henkilötietojen kerääminen

Vastaamme käyttäjien palvelun kautta antamien tai muulla tavoin keräämiemme, palveluun liittyvien henkilötietojen käsittelystä.

Milloin ja kuinka keräämme henkilötietoja
Keräämme käyttäjien henkilötietoja, kun käyttäjät;

• tekevät hakemuksen palvelun kautta tai muutoin lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä; ja
• käyttävät palvelua ottaakseen yhteyttä henkilökuntaamme lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä.
• antavat tunnistetietoja chatissa (käytettävissä palvelua käyttävän verkkosivuston kautta), ja kyseiset tiedot ovat hakemusprosessin kannalta merkityksellisiä;

Keräämme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookilta ja LinkedIniltä, ja muiden julkisten lähteiden kautta. Tähän viitataan termillä "hankinta", ja sitä voidaan harjoittaa joko manuaalisesti työntekijöidemme toimesta tai automaattisesti palvelussa.

Joissain tapauksissa olemassa olevat työntekijät voivat suositella potentiaalisia hakijoita. Kyseiset työntekijät lisäävät henkilötietoja tällaisista potentiaalisista hakijoista. Silloin, kun näin toimitaan, potentiaalista hakijaa pidetään käyttäjänä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ja hänelle ilmoitetaan käsittelystä.

Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot
Palvelun kautta kerättäviä henkilötietokategorioita voidaan käyttää luonnollisten henkilöiden tunnistamiseen nimistä, sähköpostiosoitteista, kuvista ja videoista, Facebook- ja LinkedIn-käyttäjätilien tiedoista, rekrytoinnin aikana kysyttyihin kysymyksiin annetuista vastauksista, titteleistä, koulutuksesta ja muista tiedoista, joita käyttäjä tai muut ovat antaneet palvelun kautta. Vain rekrytointiprosessin kannalta merkityksellisiä tietoja kerätään ja käsitellään.

Käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksena on rekrytoinnin hallitseminen. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu oikeutettuun intressiimme yksinkertaistaa ja fasilitoida rekrytointia.

Henkilötiedot, joiden käsittelyn tarkoituksena on kokonaisanalyysin tai markkinatutkimuksen tekeminen, tehdään aina yksilöimättömiksi. Tällaisista tiedoista ei voida tunnistaa ketään tiettyä käyttäjää. Tästä syystä tällaisia tietoja ei pidetä henkilötietoina.

Rekisteröidyn suostumus
Käyttäjä suostuu henkilötietojensa käsittelyyn rekisterinpitäjän rekrytointitarkoituksia varten. Käyttäjä suostuu siihen, että hänen henkilötietojaan kerätään palvelun kautta silloin, kun käyttäjä:

• tekee hakemuksen palvelun kautta lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä, ja että rekisterinpitäjä voi käyttää ulkoisia hankitatyökaluja lisätietojen lisäämiseen; ja
• kun hän käyttää palvelua ottaakseen yhteyttä rekisterinpitäjän rekrytointiosastoon lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä.

Käyttäjä suostuu myös siihen, että rekisterinpitäjä kerää käyttäjästä julkisesti saatavilla olevia tietoja ja kokoaa ne käytettäväksi rekrytointitarkoituksiin.

Käyttäjä suostuu siihen, että henkilötietoja kerätään yllä mainittujen ehtojen mukaisesti a) ja b) käsitellään alla olevien osioiden "Säilytys ja siirto" ja "Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään" mukaisesti.

Käyttäjällä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään käyttämällä kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja. Tämän oikeuden harjoittaminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, että käyttäjä ei voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muutoin käyttää palvelua.

Säilytys ja siirto
Palvelun käytettyjä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU/EEA: n sisällä sellaisessa kolmannessa maassa, jonka Euroopan komissio uskoo voivan taata riittävän suojatason, tai käsitellään sellaisten toimittajien toimesta, jotka ovat tehneet sellaiset sitovat sopimukset, jotka noudattavat täysin kolmansiin maihin tehtäviä siirtoja koskevaa lainsäädäntöä (kuten Privacy Shield) tai siirtävät tiedot muille sellaisille toimittajille, jotka käyttävät riittäviä suojatoimia, jotta rekisteröidyn oikeuksia voidaan suojata. Saadaksesi tällaisia suojatoimia koskevia asiakirjoja, ota yhteyttä meihin käyttämällä kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja.

Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään
Jos käyttäjä ei kieltäydy kirjallisesti henkilötietojensa käsittelystä, henkilötietoja säilytetään ja käsitellään toimestamme niin kauan kuin pidämme sitä tarpeellisena yllä mainittujen tarkoitusten osalta. Ota huomioon, että hakija (käyttäjä) voi olla kiinnostava myöhempää rekrytointia varten, ja tällaisessa tapauksessa saatamme säilyttää käyttäjien henkilötietoja siihen asti, kunnes heillä ei enää ole arvoa potentiaalisina rekrytoitavina. Jos et käyttäjänä halua henkilötietojasi käsiteltävän tällaiseen tarkoitukseen (myöhempää rekrytointia varten), ota yhteyttä meihin käyttämällä kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja.

3. Käyttäjän oikeudet

Käyttäjällä on oikeus pyytää tietoa liittyen käsittelemiimme henkilötietoihin kirjallisesti käyttämällä kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja. Käyttäjällä on oikeus yhteen (1) maksuttomaan kopioon käsitellyistä henkilötiedoista. Pyydetyistä lisäkopioista rekisterinpitäjällä on oikeus periä kohtuullinen maksu, joka perustuu pyynnöstä koituviin hallinnollisiin kuluihin.

Käyttäjällä on oikeus tarpeen vaatiessa oikaista häntä koskevat virheelliset henkilötiedot kirjallisella pyynnöllä käyttäen kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja.

Käyttäjällä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista sekä oikeus kieltäytyä oikeutettuun intressiin perustuvasta käsittelystä tietyissä tapauksissa.

Käyttäjällä on oikeus peruuttaa rekisterinpitäjälle antamansa suostumus käsittelyyn. Tämän oikeuden harjoittaminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, ettei käyttäjä voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muutoin käyttää palvelua.

Tietyissä tapauksissa käyttäjällä on oikeus tietojen siirtämiseen, mikä tarkoittaa oikeutta päästä käsiksi henkilötietoihin ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle liittyen henkilötietojensa käsittelyyn, jos käyttäjä uskoo henkilötietojen käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.

4. Turvallisuus

Pidämme yksityisyyttä ensisijaisena, ja pyrimme aktiivisesti käsittelemään käyttäjien henkilötietoja äärimmäistä huolellisuutta noudattaen. Huolehdimme kohtuudella odotettavista turvatoimista taataksemme, että käyttäjien ja muiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja tämän tietosuojaselosteen ja GDPR-asetuksen mukaisesti.

Tiedonsiirto internetin ja mobiiliverkkojen kautta ei kuitenkaan koskaan ole riskitöntä, joten tiedonsiirron suorittava henkilö toimii näin aina omalla riskillään. On tärkeää, että myös käyttäjät kantavat vastuunsa omien henkilötietojensa suojaamisesta. On käyttäjän vastuulla pitää kirjautumistietonsa salassa.

5. Henkilötietojen siirtäminen kolmannelle osapuolelle

Emme myy tai muutoin siirrä käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Saatamme siirtää käyttäjien henkilötietoja:

• toimeksisaajillemme ja alihankkijoillemme, jotka toimivat palvelun tarjoamiseksi käsittelijöinämme ja alikäsittelijöinämme antamiemme ohjeiden mukaisesti;
• viranomaisille tai oikeudellisille avustajille, jos epäillään rikollista tai sopimatonta toimintaa; ja
• viranomaisille, oikeudellisille avustajille tai muille toimijoille, jos meiltä sitä vaaditaan lainsäädännön tai viranomaisen määräyksen nojalla.

Siirrämme käyttäjien henkilötietoja vain sellaisille kolmansille osapuolille, joihin luotamme. Valitsemme yhteistyökumppanimme huolella taataksemme, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään tämänhetkisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavanlaisten henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: Teamtailor, joka tarjoaa palvelun; serveri- ja hosting-yritykset, sähköpostisuositusyritykset, videonkäsittely-yritykset, tiedonhankinta-yritykset, analyyttisiä palveluita tarjoavat yritykset ja muut palvelun tarjoamiseen liittyvät yritykset.

6. Aggregoidut tiedot (yksilöimättömät henkilötiedot)

Saatamme jakaa aggregoituja tietoja kolmansille osapuolille. Tällaisissa tapauksissa aggregoidut tiedot on koottu palvelun kautta kerätyistä tiedoista ja ne voivat koostua esimerkiksi internetliikenteen tilastoista tai maantieteellisestä sijainnista, jossa palvelua käytetään. Aggregoidut tiedot eivät sisällä mitään sellaisia tietoja, joista yksittäisiä henkilöitä voitaisiin tunnistaa, eikä niitä siksi pidetä henkilötietoina.

7. Evästeet

Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käyttötietoja voidaan säilyttää evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, joita säilytetään käyttäjän laitteen — kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin — internetselaimessa palvelun käytön aikana. Käytämme evästeitä parantaaksemme palvelun käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi palvelun käyttöön liittyvistä tilastoista. Näin toimitaan palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällöin tietoja säännellään evästekäytäntömme mukaisesti.

Käyttäjät voivat milloin tahansa ottaa evästeet pois käytöstä muuttamalla laitteidensa paikallisia asetuksia. Evästeiden ottaminen pois käytöstä voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen esimerkiksi poistamalla käytöstä jotkin palvelun toiminnot.

8. Muutokset

Meillä on oikeus tehdä tietosuojaselosteeseen muutoksia tai lisäyksiä milloin tahansa. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on aina saatavilla palvelun kautta. Käyttäjän katsotaan tulleen ilmoitetuksi uudesta versiosta, kun käyttäjä on joko saanut sähköpostiviestin, jossa käyttäjälle kerrotaan uudesta versiosta (käyttäen sähköpostiosoitetta, jonka käyttäjä on antanut palvelun käyttöön liittyen), tai kun käyttäjälle on muutoin ilmoitettu uudesta tietosuojaselosteesta.

9. Yhteydenotto

Jos sinulla on kysyttävää, haluat lisätietoa henkilötietojen käsittelystä tai haluat ottaa meihin yhteyttä muuhun asiaan liittyen, käytä alla mainittuja yhteystietoja:
Nimi: WeCon Oy
Y-tunnus: 2456380-1
Sähköposti: we@wecon.fi
Tietosuojavastaava: Laura Willberg

-------------------------------------------------------------------------------------

Privacy policy for recruitment using Teamtailor

The service for handling recruitments and simplifying the hiring process (the "Service") is powered by Teamtailor on behalf of WeCon Oy ("Controller" “we” “us” etc.). It is important that the persons using the Service ("Users”) feel safe with, and are informed about, how we handle User's personal data in the recruitment process. We strive to maintain the highest possible standard regarding the protection of personal data. We process, manage, use, and protect User's Personal Data in accordance with this Privacy Policy ("Privacy Policy").

1. General

We are the controller in accordance with current privacy legislations. The Users’ personal data is processed with the purpose of managing and facilitating recruitment of employees to our business.

2. Collection of personal data

We are responsible for the processing of the personal data that the Users contributes to the Service, or for the personal data that we in other ways collects with regards to the Service.

When and how we collect personal data
We collect personal data about Users from Users when Users;

• make an application through the Service or otherwise, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn; and
• use the Service to connect with our staff, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
• provides identifiable data in the chat (provided through the website that uses the Service) and such data is of relevance to the application procedure;

We collect data from third parties, such as Facebook, Linkedin and through other public sources. This is referred to as “Sourcing” and be manually performed by our employees or automatically in the Service.

In some cases, existing employees can make recommendations about potential applicants. Such employees will add personal data about such potential applicants. In the cases where this is made, the potential applicant is considered a User in the context of this Privacy Policy and will be informed about the processing.

The types of personal data collected and processed
The categories of personal data that can be collected through the Service can be used to identify natural persons from names, e-mails, pictures and videos, information from Facebook and LinkedIn-accounts, answers to questions asked through the recruiting, titles, education and other information that the User or others have provided through the Service. Only data that is relevant for the recruitment process is collected and processed.

Purpose and lawfulness of processing
The purpose of the collecting and processing of personal data is to manage recruiting. The lawfulness of the processing of personal data is our legitimate interest to simplify and facilitate recruitment.

Personal data that is processed with the purpose of aggregated analysis or market research is always made unidentifiable. Such personal data cannot be used to identify a certain User. Thus, such data is not considered personal data.

The consent of the data subject
The User consents to the processing of its personal data with the purpose of Controller’s handling recruiting. The User consents that personal data is collected through the Service, when Users;

• make an application through the Service, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source as Facebook or LinkedIn, and that Controller may use external sourcing-tools to add additional information; and
• when they use the Service to connect to Controller’s recruitment department, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.

The User also consents to the Controller collecting publically available information about the User and compiles them for use in recruitment purposes.

The User consents to the personal data being collected in accordance with the above a) and b) will be processed according to the below sections Storage and transfer and How long the personal data will be processed.

The User has the right to withdraw his or her consent at any time, by contacting Controller using the contact details listed under 9. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or otherwise use the Service.

Storage and transfers
The personal data collected through the Service is stored and processed inside the EU/EEA, such third country that is considered by the European Commission to have an adequate level of protection, or processed by such suppliers that have entered into such binding agreements that fully complies with the lawfulness of third country transfers (as Privacy Shield) or to other supplies where the adequate safeguards are in order to protect the rights of the data subjects whose data is transferred. To obtain documentation regarding such adequate safeguards, contact us using the Contact details listed in 9.

How long the personal data will be processed
If a User does not object, in writing, to the processing of their personal data, the personal data will be stored and processed by us as long as we deem it necessary with regards to the purposes stated above. Note that an applicant (User) may be interesting for future recruitment and for this purpose we may store Users’ Personal Data until they are no longer of value as potential recruitments. If you as a User wish not to have your Personal Data processed for this purpose (future recruitment) please contact us using the contact details in paragraph 9.

3. Users’ rights

Users have the right to request information about the personal data that is processed by us, by notifying in writing, us using the contact details below under paragraph 9 below. Users have the right to one (1) copy of the processed personal data which belongs to them without any charge. For further demanded copies, Controller has a right to charge a reasonable fee on the basis of the administrative costs for such demand.

Users have the right to, if necessary, rectification of inaccurate personal data concerning that User, via a written request, using the contact details in paragraph 9 below.

The User has the right to demand deletion or restriction of processing, and the right to object to processing based on legitimate interest under certain circumstances.

The User has the right to revoke any consent to processing that has been given by the User to Controller. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or otherwise use the Service.

The User has under certain circumstances a right to data portability, which means a right to get the personal data and transfer these to another controller as long as this does not negatively affect the rights and freedoms of others.

User has the right to lodge a complaint to the supervisory authority regarding the processing of personal data relating to him or her, if the User considers that the processing of personal data infringes the legal framework of privacy law.

4. Security

We prioritize the personal integrity and therefore works actively so that the personal data of the Users are processed with utmost care. We take the measures that can be reasonably expected to the make sure that the personal data of Users and others are processed safely and in accordance to this Privacy Policy and the GDPR-regulation.

However, transfers of information over the internet and mobile networks can never occur without any risk, so all transfers are made on the own risk of the person transferring the data. It is important that Users also take responsibility to ensure that their data is protected. It is the responsibility of the User that their login information is kept secret.

5. Transfer of personal data to third party

We will not sell or otherwise transfer Users’ personal data to third parties.

We may transfer Users’ Personal Data to;

• our contractors and sub-contractors, acting as our Processors and Sub-Processors in accordance with our instructions, for the provision of the Service;
• authorities or legal advisors in case criminal or improper behaviour is suspected; and
• authorities, legal advisors or other actors, if required by us according to law or authority’s injunction.

We will only transfer Users’ personal data to third parties that we have confidence in. We carefully choose partners to ensure that the User’s personal data is processed in accordance to current privacy legislations. We cooperate with the following categories of processors of personal data; Teamtailor, who supplies the Service, server and hosting companies, e-mail reference companies, video processing companies, information-sourcing companies, analytical service companies and other companies with regards to suppling the Service.

6. Aggregated data (non-identifiable personal data)

We may share aggregated data to third parties. The aggregated data has in such instances been compiled from information that has been collected through the Service and can, for example, consist of statistics of internet traffic or the geological location for the use of the Service. The aggregated data does not contain any information that can be used to identify individual persons and is thus not personal data.

7. Cookies

When Users use the Service, information about the usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as computer, mobile phone or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the User’s usage of the Service and to gather information about, for example, statistics about the usage of the Service. This is done to secure, maintain and improve the Service. The information that is collected through the cookies can in some instances be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Policy. 

Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling of cookies can affect the experience of the Service, for example disabling some functions in the Service.

8. Changes

We have the right to, at any time, make changes or additions to the Privacy Policy. The latest version of the Privacy Policy will always be available through the Service. A new version is considered communicated to the Users when the User has either received an email informing the User of the new version (using the e-mail stated by the User in connection to the use of the Service) or when the User is otherwise informed of the new Privacy Policy.

9. Contact

For questions, further information about our handling of personal data or for contact with us in other matters, please use the below stated contact details;
Name: WeCon Oy
Business ID: 2456380-1
Email: we@wecon.fi
Data Protection Officer: Laura Willberg